Kantoorinrichting voor Facility Managers

Grip op je kantoorproject. Zonder dat jij overal achteraan hoeft.

Een kantoor renovatie of herinrichting raakt meer dan alleen het interieur. Of het nu gaat om kantoorinrichting, luxe kantoorinrichting, duurzame kantoorinrichting of een directiekamer inrichten: je hebt te maken met directie, medewerkers, ICT, inkoop, aannemers en gebouwbeheer. Ondertussen moet de organisatie gewoon blijven draaien. Duotone brengt ontwerp, budget, planning, leveranciers en uitvoering samen in een helder proces. Een aanspreekpunt. Jij houdt overzicht zonder ieder detail zelf te hoeven coördineren.

Een kantoorproject is nooit alleen een interieurvraag

Als facility manager ben jij vaak de verbindende schakel. Iedereen verwacht dat je het overzicht bewaart, terwijl lang niet alle beslissingen volledig in jouw handen liggen.

Je moet ervoor zorgen dat:

de wensen van directie en medewerkers worden vertaald naar een werkbare oplossing;
ontwerp, verlichting, akoestiek, elektra, ICT en meubilair op elkaar aansluiten;
de investering binnen het afgesproken budget blijft;
de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk worden verstoord;
besluiten op tijd worden genomen en goed worden vastgelegd;
medewerkers begrijpen wat er gaat veranderen en waarom.

Dat vraagt om meer dan een mooi ontwerp. Het vraagt om een partij die vooruitdenkt, disciplines bij elkaar brengt en de regie daadwerkelijk overneemt.

Bespreek jullie kantoorproject

Doe de Workplace Scan

Waar kantoorprojecten vastlopen

De meeste problemen ontstaan niet door één grote fout. Ze ontstaan door kleine beslissingen die te laat of los van elkaar worden genomen.
De indeling wordt aangepast, maar de gevolgen voor elektra zijn nog niet doorgerekend. een leveranciers plant zijn werkzaamheden zonder rekening te houden met andere partijen. ICT wordt pas laat betrokken.
Het gevolg: extra overleg, dubbel werk en kosten die intern moeilijk uit te leggen zijn. En vaak komt de coördinatie alsnog op het bord van de facility manager terecht.

Verbouwen terwijl het kantoor in gebruik blijft

Bij Mechhive verbouwden we circa 700 m2 terwijl de organisatie volledig bleef doorwerken. Door het project vooraf op te delen in beheersbare stappen konden werkzaamheden en dagelijkse bedrijfsvoering naast elkaar bestaan. Welke zones zijn wanneer beschikbaar? Wanneer moeten medewerkers worden geïnformeerd? Door dit vooraf te organiseren bleef de hinder voorspelbaar en beheersbaar.

“Jullie brengen professionalisme, rust en coordinatie mee, waardoor wij de verbouwing met vertrouwen uit handen hebben kunnen geven.”

Ronald Monsanto financieel directeur bij Mechhive

Een partij die ontwerp en uitvoering bij elkaar houdt

Duotone bewaakt het geheel:

Een centraal aanspreekpunt
Een ontwerp waarin techniek en uitvoering vanaf het begin zijn meegenomen
Een realistische en gefaseerde projectplanning
Afstemming met aannemers, leveranciers en andere betrokken partijen
Actuele budgetoverzichten tijdens iedere ontwerpfase;
Duidelijk beslismomenten voor directie en projectteam

Jij blijft betrokken bij de belangrijke keuzes, zonder ieder detail zelf te hoeven bijhouden.

Vijf fases met duidelijke beslismomenten

Onze DTONE-methode verdeelt het volledige traject in vijf overzichtelijke fases. Iedere fase wordt afgesloten met een duidelijk beslismoment.

D: Deepdive

We brengen de organisatie, werkzaamheden, ambities, knelpunten en technische uitgangspunten in kaart. Niet alleen de vraag wat er moet worden veranderd, maar vooral waarom.

T: Terug naar de basis

We onderzoeken hoeveel ruimte werkelijk nodig is en welke werkvormen de organisatie moet ondersteunen. Zo voorkomen we dat bestaande vierkante meters en oude gewoontes automatisch het vertrekpunt worden.

O: Ontwerp

We vertalen alle informatie naar een concreet interieurontwerp. Met plattegronden, materialen, kleuren, verlichting en 3D-beelden die keuzes begrijpelijk maken voor directie en medewerkers.

N: Next level productiviteit

We toetsen het ontwerp op onder andere ergonomie, akoestiek, verlichting, veiligheid en relevante richtlijnen. Zo ontstaat niet alleen een aantrekkelijk, maar ook een goed functionerend kantoor.

E: Easy uitvoering

We bereiden de uitvoering voor, coördineren de betrokken partijen en bewaken planning, kwaliteit en budget tot en met de oplevering. Je weet daardoor gedurende het hele project waar je staat, welke beslissing nodig is en wat de financiële gevolgen daarvan zijn.

Ontdek hoe de DTONE-methode werkt

Begrotingen die je intern kunt verdedigen

Grip op budget begint niet bij de definitieve offerte. We maken vroeg in het ontwerpproces een eerste kostenraming die tijdens elke fase wordt bijgewerkt. Verandert de indeling, materiaalkeuze of scope? Dan wordt het financiele effect direct zichtbaar. Bij keuzes met grote budgetimpact werken we met good-better-best-scenario’s: per scenario zie je wat de investering is, welke kwaliteit daarbij hoort en wat een wijziging op het totaal betekent.

Ervaring met complexe omgevingen

Tom Sengers, Facility Manager bij High Tech Campus Eindhoven, na een renovatieproject van 1.600 m2:

“Bij verbouwingen in een bestaand gebouw met zittende huurders kom je altijd verrassingen tegen. Daar hebben we samen met Duotone heel flexibel en snel de juiste keuzes in kunnen maken. Het is een prachtige aanwinst geworden voor de High Tech Campus.”

Juist wanneer niet alles vooraf zichtbaar of voorspelbaar is, maakt een helder proces het verschil. Niet door te doen alsof verrassingen nooit voorkomen, maar door snel de gevolgen te overzien en samen een onderbouwde keuze te maken.

Begin met inzicht, niet direct met een ontwerp

Weet je al dat het kantoor moet veranderen, maar nog niet precies waar het grootste knelpunt zit? De gratis Workplace Scan geeft binnen vijf minuten inzicht in regie, planning, budget, akoestiek en draagvlak bij directie en medewerkers. Direct een persoonlijk rapport per mail.

Gratis en vrijblijvend. Invullen duurt ongeveer vijf minuten.

Doe de Workplace Scan

Grote vergadertafel met groen en planten erboven

Veelgestelde vragen

In veel situaties is dat mogelijk. We delen het project op in fases en stemmen werkzaamheden af op de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarbij kijken we onder andere naar bereikbaarheid, geluid, stof, veiligheid en de beschikbaarheid van werk- en vergaderruimtes.

De fasering wordt vroeg in het traject besproken. Zo kun je medewerkers tijdig informeren en waar nodig tijdelijke maatregelen organiseren.

We maken vroeg in het ontwerpproces een eerste kostenraming die bij elke fase wordt bijgewerkt. Bij belangrijke keuzes zetten we scenario’s naast elkaar, zodat de financiële gevolgen van elke beslissing direct zichtbaar zijn. In onze overzichten benoemen we duidelijk welke onderdelen zijn meegenomen, welke uitgangspunten zijn gebruikt en waar sprake is van stelposten of nog te maken keuzes. Zo kun jij gedurende het hele traject actueel rapporteren aan directie, finance of inkoop, zonder verrassingen aan het einde.

Dan spreken we vooraf duidelijk af wie waarvoor verantwoordelijk is en waar de centrale regie ligt. We werken regelmatig samen met bestaande adviseurs, aannemers, leveranciers of interne projectteams.

Het belangrijkste is dat er geen gaten, overlap of onduidelijkheid tussen de verschillende disciplines ontstaat.

Het liefst zo vroeg mogelijk, bijvoorbeeld wanneer een verhuizing of verbouwing wordt overwogen maar de ruimtebehoefte, investering of planning nog niet vastligt. Juist dan kunnen we mogelijkheden onderzoeken voordat keuzes definitief zijn gemaakt.

Een kantoorproject op komst? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Of doe eerst de gratis Workplace Scan voor concrete input.

Plan een kennismakingsgesprek

Zij weten het